Info om facility management-kontrakten

Baggrunden for kontrakten
I november 2016 rakte Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse ud til markedet for at få et tilbud på, hvad facility management på alle forsvarets etablissementer og arealer i Danmark skulle koste. Baggrunden var en budgetanalyse, gennemført i perioden maj-oktober 2015, der sandsynliggjorde en besparelse ved en øget udlicitering.

Besparelserne på området ville forblive i Forsvarsministeriets koncern og kunne således anvendes til at løfte andre områder, eksempelvis materiel og uddannelse.

ISS afgav det vindende bud, og havde siden februar 2014 varetaget en række facility management-opgaver på Forsvarsministeriets etablissementer i Vestdanmark. Det var således en partner med solidt kendskab til opgaveløsningen, der vandt udbuddet, og dermed satte de økonomiske rammer for facility management-opgaven.

Partnerskabskontrakten
Den nye kontrakt – gældende fra februar 2018 til februar 2024 – er udformet som en partnerskabskontrakt. Det betyder kort fortalt, at parterne har et fælles ansvar for driften af facility management-området, blandt andet økonomisk. Ambitionen er at fastholde det serviceniveau, der var på den foregående kontrakt og opnå den ønskede besparelse via effektivisering af drift og håndtering af kontrakten.

Kontraktformen blev hyldet af blandt andet daværende innovationsminister Sofie Løhde som banebrydende og ambitiøs, men dermed også med en vis risiko for, at områder af kontrakten ville kræve en længere indkøringsperiode eller efterfølgende justeringer.

Kontraktstyringen er tilrettelagt efter, at Ejendomsstyrelsen og ISS i videst muligt omfang finder fælles løsninger, og at konflikter proaktivt undgås gennem Partnerskabskontraktens samarbejdsfora. I yderste konsekvens kan kontrakten ophæves af begge parter.

Med indgåelsen af kontrakten med ISS blev der sat en økonomisk ramme for kontrakten. Herudover kan der indgås aftaler om f.eks. tillægsaftaler, ekstraydelser m.v. Dette er f.eks. tilfældet i forbindelse med aftalen om ydelser i forbindelse med COVID-19 (rengøring og forplejning m.v.).

Den forventede udgift – og dermed det Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse budgetterer med på området – er altså summen af de faste ydelser plus forventede udgifter til tillægsydelser, beregnet ud fra de forudsætninger, der er i kontrakten på det tidspunkt budgettet lægges. Ændres disse forudsætninger vil det således påvirke regnskabet.

Når opgaverne vokser, vokser regningen
I 2019 blev der tilført midler til facility management-området på baggrund af en række faktorer, der resulterede i et merforbrug i forhold til det budgetterede.

I løbet af kontraktens første år blev der indsamlet en masse erfaringer med den praktiske drift af kontrakten. Det medførte blandt andet justeringer i forhold til opgaveløsningen. Blandt andet blev det i 2019 nødvendigt at ændre på den måde, arbejdsopgaver blev iværksat på, og på hvordan man prioriterede opgaveløsningen for at undgå et truende overforbrug på området. Samtidig er der i kontraktens opstartsår foretaget justeringer som følge af validering af de udbudte opgaver og på baggrund af brugernes erfaringer.

Opstarten medførte, at der var et efterslæb på afregningen for opgaver udført i 2018, som blev overført til 2019.

Desuden er der tilført midler for at dække meromkostninger i forbindelse med øgede aktiviteter. Blandt andet bevogtningsopgaver og ændringer i sammensætning og størrelse af Forsvarets enheder som følge af Forsvarsforliget 2018-2023.

Merforbruget i 2019 er således relateret til ændrede vilkår og øgede aktiviteter og ikke et udtryk for en manglende gennemsigtighed i kontrakten.

Dele af de midler, der blev anvendt til at finansiere merforbruget blev hentet ved at udskyde ikke-kritiske opgaver på bygningsvedligeholdelsesområdet. Som følge af omprioriteringen i 2019 er der tilført yderligere midler til bygningsvedligehold i 2020, herunder særligt opfølgning på lovpligtige tilsyn.

Vanskelig sammenligning
Den forventede besparelse blev ved kontraktens indgåelse anslået til 30%. Den anslåede besparelse opnås sandsynligvis ikke i hele kontraktens løbetid set i forhold til det budget, der lå ved kontraktens indgåelse, da forudsætningerne for beregningen har ændret sig på baggrund af de ovenstående forhold.

Sammenfattende kan det siges, at de priser, der er fastsat i kontrakten, og som ligger til grund for den forventede besparelse, fastholdes i kontraktens løbetid. Den efterfølgende forøgelse af størrelsen af forsvaret, samt ønsker om justering af kvaliteten af serviceydelser indenfor kontraktens rammer, gør det meget vanskeligt at vurdere, om udgifterne til facility management-ydelser matcher det besparelsespotentiale, der kunne beregnes ud fra de forudsætninger, der var på tidspunktet for indgåelse af kontrakten.

Utilfredsstillende leverancer
Siden marts 2020 har Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse oplevet dalende kvalitet i opgaveløsningen på kontrakten. Det er Ejendomsstyrelsens fortsatte fokus, at leverandøren skal levere de ydelser, der er aftalt i kontrakten. Udfordringerne forsøges løst på daglig basis i koordinationsmøder mellem de to parter og ved løbende forhandlinger mellem koncernledelserne. Fra 1. januar 2021 har Ejendomsstyrelsen oprettet partnerelementer på de 28 største etablissementer for at styrke den lokale forankring af leverancerne til tjenestestederne.

Forsvarsministeren har givet Ejendomsstyrelsen bemyndigelse til at bede Kammeradvokaten om at afdække, hvilke juridiske muligheder der er for at løse udfordringerne på den længere bane.

FAKTA:
Baggrunden for udliciteringen er budgetanalysen, gennemført i perioden maj-oktober 2015.

Udbudsmaterialet på en samlet FM-aftale dækkende for hele Danmark blev udsendt 1. november 2016.Aftalen blev underskrevet 1. november 2017 og sat i drift 1. februar 2018.

Kontrakten dækker over områderne:

A: Rengøring

B: Forplejning

C: Arealpleje

D: Affaldshåndtering

E: Bygninger, Bygværk og Belægninger

F: Tekniske installationer

G: Intern service

H: Skyde- og øvelsesområder

I: Brandberedskab